La gestion électronique des factures (GEF) en France est un processus qui consiste à automatiser et dématérialiser la gestion des factures, qu'elles soient reçues ou émises, à l'aide de solutions informatiques. Ce processus englobe plusieurs étapes, allant de la réception ou l'émission des factures sous format électronique jusqu'à leur archivage, en passant par leur traitement, leur validation, et leur paiement.
Voici les principaux aspects de la gestion électronique des factures en France :
Dématérialisation des factures : Les factures sont émises et reçues sous un format numérique (par exemple, PDF ou XML). Cela permet de réduire l'utilisation du papier et de faciliter leur traitement.
Normes et conformité : En France, les factures électroniques doivent respecter certaines normes pour être valides, comme la norme Factur-X, qui est un format hybride comprenant à la fois un fichier PDF lisible et un fichier XML structuré.
Portail Chorus Pro : Depuis 2020, les entreprises qui travaillent avec le secteur public doivent utiliser la plateforme Chorus Pro pour envoyer leurs factures électroniques. Cette obligation sera progressivement étendue à toutes les entreprises, en fonction de leur taille.
Avantages :
👉 Efficacité accrue : L'automatisation des processus de gestion des factures permet de gagner du temps et de réduire les erreurs humaines.
👉 Réduction des coûts : La dématérialisation réduit les coûts liés à l'impression, l'envoi postal, et l'archivage physique.
👉 Traçabilité et transparence : Le suivi des factures est facilité, ce qui améliore la transparence et la gestion des flux financiers.
👉 Archivage électronique : Les factures doivent être conservées pendant une période légale (en général 10 ans en France) dans des conditions garantissant leur intégrité et leur accessibilité. L'archivage électronique est donc une composante essentielle de la GEF.
En somme, la gestion électronique des factures vise à moderniser et optimiser la gestion des flux financiers des entreprises en France, tout en répondant aux exigences réglementaires.
Principales caractéristiques de Factur-X :
Factur-X est un format hybride de facture électronique développé en France, combinant à la fois un fichier PDF lisible par l'humain et un fichier XML structuré destiné au traitement automatisé. Ce format a été créé pour faciliter la dématérialisation des factures tout en assurant la conformité avec les réglementations en vigueur en matière de facturation électronique.
Format hybride :
PDF : La partie PDF de la facture est lisible et imprimable, ce qui permet aux utilisateurs finaux de consulter la facture comme une facture traditionnelle.
XML : La partie XML contient les données structurées de la facture (montant, TVA, informations sur l'acheteur et le vendeur, etc.), ce qui permet un traitement automatisé par les systèmes de gestion.
Interopérabilité : Factur-X est conçu pour être compatible avec les standards européens de facturation électronique (notamment le standard EN 16931), ce qui facilite son utilisation dans les échanges commerciaux au sein de l'Union européenne.
Avantages :
Automatisation : Grâce à la partie XML, les entreprises peuvent automatiser le traitement des factures, réduisant ainsi les erreurs et les délais de traitement.
Conformité : Factur-X répond aux exigences légales en France, notamment en ce qui concerne la facturation électronique obligatoire pour les transactions avec le secteur public via la plateforme Chorus Pro.
Flexibilité : Les entreprises peuvent choisir de traiter uniquement le PDF (comme elles le feraient avec une facture papier) ou d'exploiter les données XML pour une intégration plus fluide dans leurs systèmes.
Obligations légales : Bien que Factur-X soit l'un des formats recommandés pour la facturation électronique en France, il est particulièrement adapté pour les entreprises souhaitant se préparer à l'évolution des obligations légales en matière de facturation électronique, notamment l'obligation de dématérialisation progressive des factures d'ici 2026.
Usage de Factur-X :
Secteur public : Depuis 2020, les entreprises doivent envoyer leurs factures au secteur public via le portail Chorus Pro, et Factur-X est l'un des formats acceptés.
Secteur privé : Factur-X est de plus en plus adopté par les entreprises privées pour bénéficier des avantages de l'automatisation et de la conformité légale.
Factur-X est un outil puissant pour moderniser la gestion des factures en France, alliant lisibilité humaine et automatisation, tout en étant conforme aux normes européennes et françaises.
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