La signature électronique est un outil extrêmement puissant pour automatiser et simplifier un processus qui est habituellement lourd. Grâce à cette technologie, plus besoin d’imprimer, signer, scanner et renvoyer un document : quelques clics et un code par SMS suffisent pour signer un document dans la grande majorité des cas.
Mais bien qu’elle soit massivement répandue depuis plusieurs années, notamment suite au COVID-19, très peu de gens sont réellement sensibilisés à la signature électronique.
Qu’est la signature électronique ? Comment ça marche ? Quelle est sa valeur légale ? Pourquoi est-ce mieux qu’un PDF avec une signature numérisée ?
C’est précisément ce que nous allons voir ensemble dans cet article.
Signature électronique : Qu’est-ce que c’est ?
Définition de signature électronique ou signature numérique
La signature électronique est un procédé permettant d’assurer 3 points clés :
L’intégrité du document signé : la signature garantie que le document n’a pas été modifié après la signature.
Authentification de l’auteur : qui est le signataire ?
Consentement du signataire : est-ce que le signataire réalise qu’il est en train de signer ce document, et est-il d’accord avec son contenu ?
La valeur juridique d’une signature électronique
D’un point de vue juridique, la signature électronique est parfaitement légale et reconnue en France et en Europe, et elle ne peut pas être refusée par un juge sous le seul prétexte qu’elle est électronique.
Ce sont les articles 1366 et 1377 du Code Civil en France, ainsi que le règlement eIDAS en Europe qui en garantissent sa légalité.
C’est aussi le règlement eIDAS qui définit les principes à respecter afin que les signatures électroniques soient techniquement recevables.
Est-il plus simple d’utiliser une signature scannée pour signer un PDF ?
Bien que cette idée puisse sembler tentante, l’utilisation d’une simple image de signature pour signer un PDF ne garantit ni l’intégrité du document ni l’authenticité de la signature. Signer un document est bien plus que simplement ajouter un trait numérique.
De plus, cette méthode ne fournit pas un moyen sécurisé de vérifier le consentement du signataire ni de suivre le processus de signature pour les documents PDF.
En revanche, les signatures électroniques offrent un niveau de sécurité et de fiabilité supérieur pour les documents PDF en assurant l’intégrité du PDF, l’authenticité de la signature et le consentement du signataire.
Comparées à une simple image de signature sur un PDF, les signatures électroniques garantissent l’intégrité des documents PDF, l’authenticité des signatures sur le PDF et le consentement des signataires lors de la signature de documents PDF.
Qui peut proposer un service de signature électronique ?
Seules les entreprises certifiées Prestataire de Services de Confiance, aussi appelées PSCo, garantissent que votre signature électronique sera valable devant un juge en Europe.
Le statut de PSCo est défini dans le règlement eIDAS, et pour l’obtenir, une entreprise doit être auditée afin de vérifier qu’elle est bien conforme aux exigences de sécurité informatique.
En France, c’est l’ANSSI, l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information, qui qualifie les PSCo de façon indépendante.
Quand une entreprise est certifiée PSCo dans un pays Européen, elle est alors reconnue comme PSCo par tous les autres pays membres.
Chez Universign, nous sommes reconnus en tant que Prestataire de Services de Confiance, qualifié par l’ANSSI pour les services de signature électronique, horodatage et stockage à valeur probante du document.
Comment fonctionne la signature électronique ?
Le fonctionnement de la signature électronique varie selon le rôle du participant. Il existe 3 rôles différents :
👉 Émetteur du document signé
👉 Auteur de la signature
👉 Prestataire de services de confiance
1. Émetteur du document signé
Deux options s’offrent généralement à vous.
Vous pouvez soit utiliser un portail web dans lequel vous allez importer votre document à signer (PDF ou tout autre format), définir toutes les options de signature souhaitées, puis l’envoyer à vos signataires.
Cette solution est idéale pour des petits volumes de documents PDF à traiter, avec beaucoup de personnalisation dans les options de signatures.
Vous pouvez aussi intégrer la signature électronique directement dans vos logiciels métiers par API pour automatiser au maximum la création du document PDF, son importation et son envoi aux signataires.
Cette solution est idéale pour offrir un parcours de signature intégré à votre site web, par exemple.
2. Auteur de la signature
Du point de vue du signataire, les étapes sont souvent les mêmes pour réaliser une signature électronique, mais l’interface pour la réaliser est souvent unique.
Les étapes principales sont les suivantes :
Réception d’un message pour procéder à la signature.
Lecture du document via une liseuse PDF en ligne.
Consentement avec une case à cocher en bas du document PDF, cette étape est parfois optionnelle en fonction du parcours.
Authentification : plusieurs étapes peuvent se suivre comme recopier un code temporaire reçu par email ou SMS, importer une copie de sa pièce d’identité, ou même faire un contrôle d’identité en face à face, etc.
Réception du document signé après avoir complété toutes les étapes.
Cette démo vous montre comment le process de signature se déroule sur le portail Universign :
3. Prestataire de services de confiance
Du côté du PSCo, la démarche est nettement plus sophistiquée.
Pour vulgariser à l’extrême, le PSCo réalise une série d’actions cryptographiques pour fournir :
Un fichier de preuve qui contient toutes les données personnelles collectées à chaque étape de la signature du document. Nom, prénom, date, heure, adresse IP, email, numéro de téléphone, pièce d’identité importée, etc. Ce fichier servira à apporter un faisceau de preuves afin de prouver l’identité du signataire en cas de contestation.
Garantir l’intégrité du document signé à partir du moment où la signature est apposée. Le PSCo utilise un algorithme de hachage qui permet d’obtenir une empreinte numérique (un nombre si vous préférez) unique pour chaque document. C’est ce hachage qui garantit que le document n’a pas été altéré, car toute modification même infime, comme une simple virgule en moins, génèrera un résultat extrêmement différent après hachage.
Générer la signature électronique. Le PSCo émet d’abord un certificat au nom du signataire, une sorte de passeport numérique, qui est ensuite utilisé pour générer la signature électronique avec un système de codage clé publique – clé privée. Ce codage sert tout simplement à garantir que ce document PDF a bien été signé par ce certificat.
Utilisations de la signature électronique
La signature électronique est un outil polyvalent qui trouve une application dans une large gamme de scénarios. Voici quelques utilisations courantes de la signature en ligne, accompagnées d’exemples illustratifs :
Contrats commerciaux
Les contrats commerciaux sont un domaine où la signature électronique offre des avantages significatifs. Elle facilite la négociation et la signature en ligne de contrats entre entreprises, ainsi que les bons de commande entre entreprises et clients.
Exemple : Une entreprise de logiciels peut utiliser la signature en ligne pour conclure un contrat de licence avec un client. Le client peut signer le contrat numériquement depuis n’importe quel endroit, accélérant ainsi le processus de vente et éliminant le besoin d’imprimer et d’envoyer des documents physiques.
Ressources humaines et gestion des employés
Dans le domaine des ressources humaines, la signature électronique simplifie la gestion des documents PDF liés à l’embauche, à la paie et à d’autres aspects administratifs.
Exemple : Une entreprise peut utiliser la signature électronique pour que les nouveaux employés signent électroniquement leur contrat de travail et d’autres formulaires liés à l’embauche. Cela simplifie le processus d’intégration et réduit l’utilisation de papier.
Transactions financières
Dans le secteur financier, la signature électronique est essentielle pour la réalisation sécurisée et efficace de transactions en ligne, telles que l’ouverture de comptes bancaires, la demande de prêts et la signature de contrats d’investissement.
Exemple : Une banque peut permettre à ses clients d’ouvrir un compte d’épargne en ligne et de signer numériquement les documents requis, tels que l’accord de termes et conditions. Cela offre de la commodité aux clients et accélère le processus d’ouverture de comptes.
Gestion des contrats et accords légaux
La gestion des contrats et accords légaux est un autre domaine où la signature électronique est précieuse. Elle permet la création, la signature et le suivi de contrats de manière efficace et sécurisée.
Exemple : Un cabinet d’avocats peut utiliser la signature en ligne pour que ses clients signent électroniquement des contrats PDF de services juridiques, tels que des accords de représentation. Cela simplifie le processus pour les clients et réduit les délais associés à la manipulation manuelle et à l’identification en présentiel.
Documents gouvernementaux et administratifs
Dans le domaine gouvernemental et administratif, la signature électronique facilite la soumission de documents, de fichiers et de demandes à diverses agences et organismes.
Exemple : Un citoyen peut utiliser la signature en ligne pour soumettre électroniquement sa déclaration de revenus à l’autorité fiscale. Cela élimine le besoin d’envoyer des documents et fichiers physiques par courrier et accélère le processus de déclaration de revenus.
Autorisations et permissions
La signature électronique est largement utilisée pour autoriser des transactions, accorder des permissions et valider des documents légaux au format PDF.
Exemple : Un propriétaire peut utiliser la signature numérique pour autoriser numériquement un contrat de location de propriété résidentielle. Cela fournit un solution sûr et pratique de formaliser l’accord entre le propriétaire et le locataire aux documents PDF.
Un outil incontournable au niveau de l’entreprise
La signature électronique est un outil indispensable dans le monde numérique actuel, offrant rapidité, sécurité et productivité. Que ce soit pour des transactions commerciales, des contrats PDF, ou des accords de confidentialité, elle simplifie le processus de signature tout en garantissant l’intégrité et l’authenticité des documents.
Comment fait-on pour réaliser une signature électronique ?
Pour maximiser ses avantages, il est crucial de choisir un prestataire de services de confiance certifié et de comprendre les différents types de signatures électroniques disponibles pour répondre aux besoins spécifiques de chaque transaction.
Pour aller plus loin sur le sujet, vous pouvez télécharger notre guide pratique en PDF pour implémenter la signature électronique avec succès.
Vous souhaitez discuter de votre projet de signature électronique avec nos experts ?
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